Zaman Yönetiminde Sekreterlik İşlevleri

Zaman Yönetiminde Sekreterlik İşlevleri

Bir yöneticinin verimliliğine katkıda bulunan kaynakların hiç birisi sekreterinden daha önemli değildir. Zira etkili ve verimli bir yönetici olmanın sırrı sekreterin elindedir. Hatta yönetimde daha çok yükselenin etkeni bile iyi bir sekretere sahip olmaktır.
Sekreterin işlevi (fonksiyonu), yöneticinin görevleri kadar önemlidir. Ama en önemlisi, sekreterin, yönetimi yönetici kadar temsil etmesidir. Çünkü sekreter daima yönetici adına hareket eden ve yöneticinin zamanını yöneten ve düzenleyen kişidir.

Herkes yöneticiye ulaşamaz ve onunla görüşemez ama, herkes sekretere ulaşır ve onunla görüşür. Bu nedenle sekreter özellikle halkla ilişkilerde yönetimin dışa açılan penceresidir. Bu açıdan, iyi bir sekretere sahip olan bir yönetici yönetimde daima başarılı görünür.

Bir sekreterin Nitelikleri ve Özellikleri
Sekreter, her şeyden önce bakımlı ve güzel, iyi giyimli, güler yüzlü, nazik, davranışlarında saygılı ve ölçülü, güzel konuşan, düzenli çalışan, bilgisayar bilen, güvenilen ve sır saklayan, protokol ve görgü kurallarına vakıf olan kişidir. Ayrıca, yabancı dil bilen sekreter tercih edilmelidir.
Sekreter sizi, sizin yönetim anlayışınızı ve yönetim tarzınızı, sizin normlarınızı ve kurallarınızı, huyunuzu ve üslubunuzu, amaç ve hedeflerinizi, politikanızı, aile hayatınızı, akrabanızı ve arkadaşlarınızı tanımalı; size gerçekten bağlı olmalı ve size yardımcı olmalı; sizin adınıza konuşmalı davranmalıdır. Onun için sekreter, iyi niyetli, becerikli ve inisiyatif sahibi olmalı; çalışma saatleri dışında da sizinle çalışmalı; günlük işleri size ihtiyaç duymadan yapabilmeli ve size güvenmelidir. Ama siz de sekreterinize, yeterli ücreti vermeli, gerekli maddi ve manevi imkanları temin etmeli, hak ve menfaatlerden daha çok istifade ettirmeli, onu ödüllendirmen ve siz de sekreterinize güvenmelisiniz.
Ayrıca, iyi bir sekreter, dedikodulardan uzak durmalı ve yöneticinin ispiyoncusu olmamalıdır. Sekreter, özelliği ve gizliliği korumalı ve sır saklamalıdır.

Sekreterin Görevleri
Sekreterin başlıca görevleri şunlardır:
a. Yöneticiye gelen resmi ve özel yazıları (mektupları) almak, açmak ve birer cümlelik not halinde özetleyip yöneticiye sunmak,
b. Telefonları alıp nezaketle cevaplamak ve gerektiğinde yöneticiyle irtibatlandırmak,
c. Yöneticinin yokluğunda aldığı mesajları kendisine aktarmak,
d. Gelen ziyaretçilere yakın ilgi göstermek; beklemesi gerekenlerin rahat etmelerini sağlamak; onlara ikramda bulunmak; okumaları (vakit değerlendirmeleri) için kendilerine gazete, dergi, broşür sunmak,
e. Yöneticilerin gezilerinde, toplantılarında, ziyaretlerinde ve diğer işlerinde önceden gerekli hazırlıkları yapmak,
f. Gerektiğinde yöneticiye refakat etmek,
g. Toplantılarda ve görüşmelerde not tutmak,
h. Yöneticinin emir ve direktifleriyle ilgili olarak, "Akıl defteri" denilen bir bloknot ile, yönetici için özel bir adres ve telefon rehberi tutmak,
i. Yöneticinin emir ve direktiflerini ilgililere süratle intikal ettirmek, takip etmek ve sonuçlarını yöneticiye arzetmek,
j. Yöneticiye ait yazıları daktilo etmek; düzgün ve sistemli bir şekilde dosyalamak ve arşivlemek,
k. Yöneticinin günlük ve haftalık programını düzenlemek ve yürütmek.

Sonuç olarak; sekreterin en önemli işlevi, yöneticinin zamanını verimli ve etkili bir şekilde düzenlemek ve yönetmektir.

Yazar: internet
İçerik:
Tag: Zaman Yönetiminde Sekreterlik İşlevleri